Obrigatoriedade de apresentação do balanço patrimonial em licitação pública

O balanço patrimonial em licitação pública é um dos documentos usualmente solicitados no processo, e causa muita desconfiança e até medo em alguns licitantes.

Mas afinal, do que se trata o Balanço Patrimonial em licitação? 

Representado pela sigla ‘’BP’’, ou também conhecido como ‘’balanço contábil’’, o balanço patrimonial é um relatório contábil, que serve para analisar a situação econômica e saúde financeira de uma empresa, durante um determinado período, normalmente de 12 meses. 

A constituição do Balanço Patrimonial em licitação ocorre através do ‘’ativo’’ que compreende os bens, direitos e aplicações de recursos financeiros, e, também, do ‘’passivo’’, que abrange os recursos financeiros decorrentes das obrigações com terceiros. O patrimônio líquido é formado a partir da diferença positiva entre o valor final do ativo e do passivo. 

É por meio desses índices que é possível calcular o estado financeiro em que se encontra a empresa.

Exigência do Balanço Patrimonial em uma licitação 

A habilitação é uma fase da licitação na qual se busca verificar a qualificação das empresas que pretendem fornecer o produto ou prestar o serviço que está sendo contratado pela Administração.

Os artigos 28, 29, 30 e 31 da Lei de Licitações dispõem acerca dos documentos exigidos para a habilitação jurídica, regularidade fiscal e trabalhista, qualificação técnica e qualificação econômico-financeira das empresas que desejam participar do certame.

É imprescindível que os interessados atendam a todas as exigências que estão previstas no Edital, dentre elas, a qualificação econômico financeira, que tem como finalidade verificar se a empresa possui todos os recursos necessários para cumprir o contrato que será fechado com a Administração!

O artigo 31 da Lei de Licitações, que trata da qualificação econômico financeira, determina:

Art. 31.  A documentação relativa à qualificação econômico-financeira limitar-se-á a:

I – balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta;

II – certidão negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou de execução patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física;

III – garantia, nas mesmas modalidades e critérios previstos no “caput” e § 1o do art. 56 desta Lei, limitada a 1% (um por cento) do valor estimado do objeto da contratação.

Ou seja, a Lei permite que o Edital exija uma das três opções, bem como duas, ou todas elas. Isso fica a critério da Administração Pública.

Conclui-se, portanto, que a exigência do balanço patrimonial em licitação é obrigatória caso a Administração opte por esta condição, ao invés de exigir as outras opções apresentadas no artigo 31. 

A exigência do Balanço Patrimonial em licitação, além de estar prevista na Lei de Licitações, serve, também, como uma medida de prevenção da administração pública.

Dispensa da apresentação do balanço patrimonial em licitação

Em quais casos será dispensada a apresentação do Balanço Patrimonial em licitação? 

O código Civil, em seu artigo 1.179, §2º, dispensou o MEI (Microempreendedor Individual) da obrigação de escrituração contábil, balanço e DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), vejamos:

Art. 1.179. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.

É dispensado das exigências deste artigo o pequeno empresário a que se refere o art. 970. (grifo nosso) 

É importante destacar que, para os fins de licitação, o MEI é equiparado à figura do empresário individual, ou seja, uma pessoa física que é inscrita no Registro Comercial.

Desta forma, em relação aos documentos de habilitação exigidos pela Administração para a licitação, previstos entre os artigos 28 a 31 da Lei de Licitações, será exigido do MEI os documentos que, normalmente, são exigidos das pessoas físicas participantes, salvo específicos.

Apresentação do Balanço Patrimonial em licitação 

Em relação à apresentação do Balanço, o art. 31 da Lei de Licitações exige que ele seja do último exercício social, já exigível. 

Ou seja, quando apresentado, deverá estar assinado pelo contador e pelo representante legal da empresa, e, também, acompanhado do termo de abertura e de encerramento do livro diário, que é registrado na Junta Comercial. 

Qual o prazo para o fechamento do balanço?

Em relação ao prazo de levantamento, registro e publicação do balanço patrimonial, o artigo 1.065 do Código Civil estabelece:

‘’Art. 1.065. Ao término de cada exercício social, proceder-se-á à elaboração do inventário, do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico’’.

Tendo em vista que o exercício social em nosso país coincide com o ano civil, tem início no mês de janeiro e encerra-se no mês de dezembro.

Entretanto, como prazo máximo para verificação do balanço patrimonial, dispõe o art. 1.078 do Código Civil:

‘’Art. 1.078. A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes à ao término do exercício social, com o objetivo de: I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico’.

Entende-se como prazo máximo então, o final do mês de abril do exercício social (ano) seguinte. É recomendado às empresas que participam de licitações que:

= Providenciem até 30 de abril a aprovação de seus resultados financeiros;

= O envio do balanço patrimonial para a Receita Federal seja efetuado o quanto antes, para que as empresas não sejam prejudicadas ao comprovar a sua qualificação econômico-financeira.

Aprovação do Balanço Patrimonial

Após o final do prazo de cada exercício social, as empresas devem, imediatamente, ter os seus balanços do exercício social aprovados, assim como o seu orçamento planeado até o fim do exercício social vigente.

É necessário ressaltar que a aprovação do exercício social e a sua devida formalização, por meio de Ata em Reunião Anual de Sócios e Assembleia Geral Ordinária, é extremamente importante! 

A aprovação do exercício engloba a aprovação de:

= Relatório da administração com os principais fatos do exercício;
= Demonstrações financeiras, que incluem o balanço patrimonial;
= Demonstrações de resultado;
= Demonstrações de lucros e prejuízos;
= Parecer de auditores independentes e do conselho fiscal;
= Destinação de eventuais lucros e sua eventual distribuição;
= Eleição, reeleição e destituição de administradores, dentre outros.

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