Autenticação de Documentos por Servidor

Quando se participa frequentemente de licitações percebe-se que os documentos de habilitação são requisitados de forma semelhante. Usualmente, o edital prevê ainda que a documentação seja apresentada original, por qualquer processo de cópia autenticada ou com publicação no Diário Oficial.

Esse tipo de requisição decorre de lei, uma vez que o art. 33 da Lei 8.666/93 autoriza dessa forma:

“Art. 32. Os documentos necessários à habilitação poderão ser apresentados em original, por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente ou por servidor da administração ou publicação em órgão da imprensa oficial.”

Portanto, uma das formas de se assegurar que uma cópia confere com o documento original é que esta seja autenticada.

Todavia podem surgir algumas perguntas: É necessário que as cópias sejam autenticadas em cartório? Como funciona a autenticação de cópia por servidor?

Se você tem alguma dessas dúvidas ou outras parecidas, não fique surpreso, pois são questionamentos recorrentes.

Autenticação em Cartório, é Obrigatório?

Primeiramente, vamos analisar a dúvida sobre a obrigatoriedade de que a autenticação seja feita por cartório.

Como sabemos, muitas vezes as empresas participam de diversas licitações, o que automaticamente significa fazer diversas cópias dos mesmos documentos.

Exigir que cada cópia dessa documentação seja autenticada em cartório, obrigatoriamente, seria impor à empresa muitos gastos.

Nós sabemos que os valores para autenticar um documento no cartório são razoáveis, especialmente se considerarmos a quantidade que empresas licitantes costumam demandar.

Além dos custos, ainda representam tempo perdido, do representante da empresa se dirigir ao cartório e aguardar seu atendimento.

Dito isso, muitas empresas buscam evitar as autenticações em cartório. Mas isso é possível?

A resposta é sim!

Além dos cartórios digitais, que possuem custo reduzido e maior agilidade, o que tem atraído muitos licitantes, a lei permite claramente que a autenticação de documentos seja feita por servidor da Administração.

Portanto, a autenticação tradicional, feita em cartório físico, não pode ser requisito exclusivo.

O edital deve atender a lei e permitir as demais formas de autenticação de maneira alternativa, sob risco de restringir a competitividade do certame.

Autenticação por Cartório Digital

Os cartórios digitais tem se mostrado uma boa alternativa para empresas que gostam de realizar a autenticação de documentos de forma mais rápida e com menos custos.

Esses cartórios digitais recebem a documentação e autenticam a mesma, expedindo selo digital com certificação para conferência online.

Além disso, este selo conta com a fé-pública notarial, a mesma possuem as autenticações feitas em cartório físico, portanto, tem a mesma confiabilidade e não podem ser recusadas pelo órgão licitante.

A autenticação digital se trata de um avanço e já representa economia para as empresas.

Mas se você está buscando ainda mais economia ou ainda não possui cadastro em cartório digital, uma alternativa viável a é autenticação feita por servidor da Administração.

Autenticação de Documentos por Servidor

A autenticação de documentos feita por servidor da Administração é uma possibilidade prevista na lei.

Além da Lei de Licitações que já citamos, a Lei 13.726/18, conhecida como “Lei da Desburocratização”, também prevê essa alternativa:

“Art. 3º Na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão, é dispensada a exigência de:
[…]

II – autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;”

Essa forma de autenticação, portanto, depende de apenas três elementos:

1 – Uma cópia simples do documento;
2 – A presença do documento original para conferência;
3 – A validação, por meio de assinatura, de qualquer servidor da Administração.

Portanto, para participar de uma licitação, a empresa poderia comparecer munida de uma cópia simples e do documento original, e assim o servidor, seja ele pregoeiro ou outro, poderia atestar a autenticidade do mesmo mediante conferência.

Essa possibilidade representa vantagem para a empresa, que deixa de gastar com autenticações e também por ter a validade do documento atestada de forma rápida.

Ocorre que alguns editais preveem um prazo para autenticação de documento por servidor. Em alguns casos limitam, por exemplo, a autenticar documentos num prazo de até 24 horas antes da data da sessão.

Todavia, esse tipo de limitação, conforme determina o Tribunal de Contas da União é ilegal.

Assim, quando houver interesse do licitante em autenticar algum documento de habilitação com um servidor da administração, é necessário que esteja com o original junto.

Portanto, trata-se de uma opção para os licitantes evitarem gastos com cartórios para otimizarem sua participação em certames.

Essa autenticação pode ser feita até o início da sessão, garantindo fácil acesso aos licitantes.

Segundo Acórdão 1.574/2015 – Plenário do TCU:

“Ainda que se entendesse haver embasamento legal para o procedimento adotado pela comissão de licitação, não haveria por que, em atenção ao princípio da seleção da proposta mais vantajosa, previsto no art. 3º da Lei 8.666/1993 e em consonância com o que prescreve o art. 43, § 3º, da Lei 8.666/1993, não realizar a autenticação dos documentos na própria sessão de entrega e abertura das propostas. Conduta diversa configura formalismo exagerado que pode levar à restrição indevida do caráter competitivo da licitação e à seleção de proposta que não seja a mais vantajosa.”

Portanto, verifica-se que a autenticação de documentos por servidor é totalmente viável, desde que a empresa apresente o documento original juntamente com a cópia.