Autenticação de Cópias para Licitação

Quando se participa frequentemente de licitações percebe-se que os documentos de habilitação repetem bastante. Ocorre que para confirmar que uma cópia confere com o original, é necessário que ela seja autenticada. Mas como fazer a autenticação de cópias para licitação?

Isso porque muitos editais ainda dispõe em suas normativas que os documentos de habilitação devem ser originais ou então cópias autenticadas em cartório.

Mas a autenticação em cartório não é obrigatória, uma vez que a Lei de Licitações (n. 8.666/93) em seu art. 32 diz que as cópias podem ser autenticadas por servidor da administração.

Isso implica dizer que os documentos de habilitação podem ser verificados e autenticados por algum funcionário da administração, inclusive que esteja presente na sessão de licitação.

Além disso, existe a possibilidade de autenticar documentos por meio dos cartórios digitais.

Saiba mais sobre as formas de autenticação a seguir.

Autenticação por Servidor

O próprio Tribunal de Contas da União já deu parecer repetidas vezes sobre o tema: é possível que os documentos sejam autenticados por funcionários da administração.

Segundo Acórdão 1.574/2015 – Plenário do TCU:

“Ainda que se entendesse haver embasamento legal para o procedimento adotado pela comissão de licitação, não haveria por que, em atenção ao princípio da seleção da proposta mais vantajosa, previsto no art. 3º da Lei 8.666/1993 e em consonância com o que prescreve o art. 43, § 3º, da Lei 8.666/1993, não realizar a autenticação dos documentos na própria sessão de entrega e abertura das propostas. Conduta diversa configura formalismo exagerado que pode levar à restrição indevida do caráter competitivo da licitação e à seleção de proposta que não seja a mais vantajosa.”

Isso porque os custos para autenticação em cartório podem se tornar muito altos. Especialmente para empresas que atuam com regularidade no mercado de licitações.

Portanto, uma forma de evitar tantos gastos, seria a autenticação dos documentos de habilitação sem pagamento em cartório.

Outra questão importante que o TCU destacou é que não seria possível uma limitação temporal para o período de autenticação por servidor.

Isso significa dizer que o edital não pode estabelecer uma data específica para o licitante apresentar os documentos para sua autenticação.

A autenticação pode ser feita até o momento da abertura da sessão, segundo o entendimento do Tribunal de Contas.

Importante destacar que a autenticação, assim como nos cartórios, é feita mediante apresentação do documento original.

Não é possível que seja feita por meio de outra cópia já autenticada.

Assim, quando houver interesse do licitante em autenticar algum documento de habilitação com um servidor da administração, é necessário que esteja com o original junto.

Portanto, trata-se de uma opção para os licitantes evitarem gastos com cartórios para otimizarem sua participação em certames.

Cartórios Digitais

Os cartórios digitais tem se mostrado uma boa alternativa para empresas que gostam de realizar a autenticação de documentos de forma mais rápida e com menos custos.

Esses cartórios digitais recebem a documentação e autenticam a mesma, expedindo selo digital com certificação para conferência online.

Além disso, este selo conta com a fé-pública notarial, a mesma possuem as autenticações feitas em cartório físico, portanto, tem a mesma confiabilidade e não podem ser recusadas pelo órgão licitante.

A autenticação digital se trata de um avanço e já representa economia para as empresas.

Autenticação de Documentos para Licitação

Portanto, embora a autenticação ainda seja um processo comum, já existem alternativas que deixam o processo menos oneroso para a empresa.

Utilize dessas alternativas para otimizar seus custos ao participar das licitações públicas!